Ein Behördenumzug ist ein komplexer Prozess. Die Vielzahl an Akten mit sensiblen Daten stellt besondere Anforderungen bei Organisation, Planung und Durchführung an die Umzugsfirma.

EDV, Mobiliar, Bücher - das erfahrene Team von Hillebrand Umzüge sorgt dafür, dass alle Gegenstände und Unterlagen geordnet und sicher am neuen Standort eintreffen.

Gute Organisation und Durchhaltevermögen sind alles. Planen Sie auch genügend Tage und Pausen zum Kistenpacken ein, damit alle Umzugshelfer konzentriert bei der Sache bleiben.

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Das Transportieren von Akten erfordert besondere Sorgfalt. Eine gründliche Organisation stellt sicher, dass die Dokumente während des Transports geschützt und geordnet bleiben. Folgende 5 Schritte sind für das sachgerechte Transportieren von Akten erforderlich:

1. Vorbereitung und Sortierung: Sortieren Sie die Dokumente nach Kategorien, Namen, Daten oder Themen. Dies ist die perfekte Gelegenheit, Akten zu schreddern, deren gesetzliche Aufbewahrungszeit abgelaufen ist. Dies schafft nicht nur Ordnung am zukünftigen Arbeitsplatz, sondern reduziert die Menge an zu transportierenden Akten.
2. Geeignete Transportbehälter: Umzugskartons für Akten sollten robust und wasserdicht sein, um eine Beschädigung der Unterlagen bei Regen und Nässe am Umzugstag zu vermeiden. Spezielle Aktenboxen sind ideal, um wichtige Dokumente sicher zu transportieren.
3. Beschriftung: Jede Aktenbox muss deutlich und eindeutig mit dem Inhalt, dem Herkunftsort und dem Zielort beschriftet sein. Verwenden Sie dazu wasserfeste und gut lesbare Etiketten, um Verwechslungen zu vermeiden.
4. Sicherung der Akten: Packen Sie die Akten nicht zu eng und vermeiden Sie Knickohren. Legen Sie zwischen jede Schicht Verpackungspapier und füllen Sie Leerräume mit Luftpolsterfolie oder Packpapier, um die Dokumente zusätzlich zu schützen. Lassen Sie die Akten während des Packens niemals offen herumliegen, um den Datenschutz nicht zu gefährden! Auch zu hohe Temperaturen und direkte Sonneneinstrahlung sollten vermieden werden.
5. Vertraulichkeit: Während des Transports muss sichergestellt werden, dass niemand Zugang zu vertraulichen Akten und personenbezogenen Daten hat. Gewähren Sie nur autorisierten Personen Zugang zu den Akten und verwenden Sie bei Bedarf spezielle Sicherheitsbehälter.

Mit diesen Tipps können Akten beim Behördenumzug sorgfältig und sicher transportiert werden. Damit sind die wichtigen Dokumente gut geschützt und ordentlich verstaut, was eine schnelle Wiederaufnahme der Arbeit am neuen Standort gewährleistet.

Egal ob Entrümpelung, Demontage der Möbel oder sorgfältiges Verpacken des Umzugsmaterials – Hillebrand Umzüge übernimmt als Unternehmen für Behördenumzüge auf Wunsch alle anfallenden Aufgaben. Neben den vielfältigen Leistungen liefert das erfahrene Umzugsunternehmen auch das passende, hochwertige Verpackungsmaterial wie Umzugskartons und Verpackungsfolie. Sprechen Sie einfach mit Ihrem Experten vor Ort und sichern Sie sich Ihr individuelles Angebot.

Die Planung eines Behördenumzugs beginnt im besten Fall mindestens drei bis vier Monate im Voraus. Neben der frühzeitigen Information und Einbindung der Mitarbeiter in die wichtigsten Prozesse umfasst ein Behördenumzug eine Vielzahl weiterer Aufgaben. Unsere 6 Tipps vom Fachmann sichern einen effizienten Umzug von der alten Dienststelle zum neuen Standort:

1. Standortwahl: Beim Behördenumzug steht der neue Standort viele Monate vor Umzugsbeginn fest. Lage, Infrastruktur, Größe der Räumlichkeiten, Sicherheitsanforderungen und Barrierefreiheit müssen im Mietvertrag berücksichtigt und verhandelt werden.
2. Umzugsmanagement: Für die perfekte Koordination ist die Ernennung eines Umzugsbeauftragten oder eines Umzugsteams unerlässlich. Dieses organisiert und überwacht innerhalb der Behörde den gesamten Umzugsprozess und bespricht die einzelnen Abläufe mit der Umzugsspedition. Auch die Erstellung eines detaillierten Umzugsplans, die Festlegung von Deadlines sowie die Überwachung des Fortschritts gehören zu den zahlreichen Aufgaben.
3. Datenmigration: Diese Aufgabe sollte ein Fachmann übernehmen. Bei einem Behördenumzug ist die Umstellung der IT-Infrastruktur und die Migration von Daten besonders wichtig. Bereits vor dem Umzug muss sichergestellt werden, dass die IT-Systeme am neuen Standort reibungslos funktionieren und sensible Daten sicher übertragen werden können.
4. Öffentlichkeitsarbeit: Die Presse- und Marketingabteilung muss rechtzeitig an öffentlicher Stelle über den Behördenumzug kommunizieren, damit Mitarbeiter, Bürger, Partner und Stakeholder informiert sind. Dazu gehört die Information über die Umzugsdaten sowie die neue Hausanschrift der Dienststelle.
5. Sicherheit: Datenschutz wird in öffentlichen Behörden großgeschrieben! Das Team der Umzugshelfer von Hillebrand Umzüge ist diskret und erfahren. Die Einhaltung aller vorgegebenen Sicherheitsmaßnahmen und der verantwortungsbewusste Umgang mit wichtigen Akten gehören genauso zur Tagesordnung wie der Transport des Umzugsgutes.
6. Nachbereitung: Nach dem Umzug muss der neue Standort funktionell eingerichtet werden, um die Arbeiten ohne Verzögerung wieder aufnehmen zu können.

Auf Wunsch übernimmt Hillebrand Umzüge als erfahrener Dienstleister alle Arbeiten rund um den Behördenumzug und bietet kompetente, logistische Lösungen zum fairen Preis. Durch eine sorgfältige Vorbereitung und Zusammenarbeit mit den Umzugshelfern meistert Ihre Dienststelle den Behördenumzug erfolgreich und effektiv.